00:00:00: Du brauchst keine IT-Abteilung, du brauchst keinen Entwickler.

00:00:03: Du brauchste kein Projektbudget von fünfzigtausend Euro und kein sechsmonatigen

00:00:08: Implementierungsprozess.".

00:00:10: Das sind die drei Sätze, die ich am häufigsten sage – und die am häufigstem nicht geglaubt werden?

00:00:14: Ich verstehe das!

00:00:15: Denn alles was wir bisher über Softwareentwicklung, über Automatisierung, über digitale Projekte gelernt haben hat uns ja eigentlich genau das Gegenteil beigebracht, denn für uns ist Technologie komplex.

00:00:27: Braucht Spezialisten Und kostet Zeit, Geld und Nerven.

00:00:31: Okay das ist immer noch so aber okay nicht so viel.

00:00:33: Und endet meistens mit einem Ergebnis dass es nicht ganz das war was man sich vorgeschättert hat.

00:00:37: Das war richtig!

00:00:38: Das war für eine ganz bestimmte und sehr lange Zeit richtig.

00:00:41: Für eine bestimmte Art von Technologie.

00:00:44: Aber das ist nicht mehr die Welt in der wir gerade leben.

00:00:47: Heute gibt es Werkzeuge die verstehen was du meinst Nicht was du schreibst Was Du meinst.

00:00:52: Die Nachfragen wenn's unklar is' Die bauen was du beschreibst Die Fehler erklären statt sie einfach zu produzieren uns die selber womöglich verbessern.

00:01:01: Und das verändert, wer einen KI-Agenten bauen kann.

00:01:04: Die Antwort ist du!

00:01:07: Du kannst ein KI-Agenten bauen und heute erkläre ich dir wie und ich abstrakte mich theoretisch so konkret dass du nach dieser Folge weißt womit du am besten anfängst.

00:01:18: Los geht's!

00:01:19: Willkommen bei ProjektKI dem Podcast von Unternehmer und Führungskräfte die KI nicht nur einführen sondern verantworten.

00:01:27: Hier gibt es keine Technikromantik, keine eierlegende Wollmichsau.

00:01:30: Sondern klare Ansagen, interessante Interviews, funktionierende Systeme und Führung die Verantwortung nicht an KI

00:01:37: abgibt.".

00:01:38: Ich bin Olga Reyes-Busch, KI-Strategin und hier mit Klartext geredet!

00:01:53: Denn der Begriff klingt nach Science-Fiction, nach autonom handelnden Robotern, nach Systemen die selbst entscheiden und dabei unkontrollierbar werden.

00:02:01: Das ist nicht das worüber wir heute reden!

00:02:04: Ein KI-Agent in der praktischen Unternehmenswelt ist deutlich nüchterner – und gleichzeitig deutlich mächtiger als die meisten erwarten.

00:02:12: Ein KI Agent ist ein System, das genau drei Dinge tut.

00:02:16: Es wartet auf einen Auslöser, es entscheidet was als nächstes zu tun ist und es handelt.

00:02:21: Das klingt einfach und das Prinzip ist auch einfach.

00:02:24: Die Magie liegt darin, wie flexibel diese drei Schritte konfiguriert werden können – und dass du dafür heute keine einzige Zeile Code schreiben musst!

00:02:34: Lass mich das an einem Beispiel durchgehen, das jeder kennt.

00:02:38: Deine E-Mail kommt rein – lasst dein Auslöser.

00:02:41: der erste Schritt Der Agent liest die E-mail, erkennt, dass es eine Terminanfrage ist prüft den Kalender auf freies Slots Wählt einen passenden Termin, schreibt eine Antwort mit einem Buchungsleg.

00:02:54: Das ist die Entscheidung!

00:02:57: Die E-Mail geht raus, der Termin wird im Kalender blockiert und der Kontakt wird im CRM angelegt – das ist die Handlung.

00:03:05: Das gesamte Gespräch

00:03:07: bzw.,

00:03:08: der E-mailverkehr hat Null Minuten deiner Zeit gekostet.

00:03:12: Es ist Nacht zum Zwei passiert während du geschlafen hast Und dass es nicht mehr zukommt.

00:03:18: Das läuft heute in kleinen Betrieb ohne IT-Abteilung, aufgebaut von Menschen die bis vor einem Jahr noch nicht mal wussten was eine API Endpunkt ist und es auch heute vielleicht gar nicht wissen müssen.

00:03:27: Und bevor du jetzt sagst okay aber das ist dann sicher etwas für einfache Anfragen bei uns ist ja alles komplizierter.

00:03:35: Meistens wenn wir uns zusammensetzen und die tatsächlichen Prozesse anschauen stellt sich heraus, Und genau das kann ein Agent, was ein Agent allerdings nicht kann und vor allen Dingen auch nicht soll.

00:03:55: Ist Urteilsvermögen bei echten Ausnahmesituationen?

00:04:00: Wenn ein Kunde wirklich wütend ist und ein Gespräch braucht – wenn eine Entscheidung Kontext erfordert den kein System kennen kann, wenn etwas schief geht und echte menschliche Verantwortung gefragt ist….

00:04:09: Das bleibt beim Menschen immer!

00:04:12: Ein Agent sortiert, filtert, bearbeitet den Standard.

00:04:15: Dein Team schließt ab, was Standard NICHT isst.

00:04:19: Ich sage das so explizit, weil ich erlebe dass KI-Agenten häufig aus einer von zwei Extremposition betrachtet werden.

00:04:25: Entweder als Bedrohung die Jobs wegnimmt oder als Allround Lösung die alles kann und beides ist falsch!

00:04:31: Ein Agent ist ein spezialisiertes Werkzeug für klar definierte Aufgaben und wer das versteht kann das Werkzeug verdammt sinnvoll einsetzen.

00:04:43: Drei echte Agenten und was sie für dein Unternehmen bedeuten können?

00:04:51: Agenten, die ich in der Praxis aufgebaut habe oder begleitet habe mit echten Ergebnissen.

00:04:57: Agent Nr.

00:04:58: eins ist der Anfragen-Sortierer und ich hab mir so ein kleines Universum aufgemaut für so ein bisschen wie James Bond, bei meinen Agentinnen alle Namen aus diesem Universum.

00:05:09: Und die Ausgangssituation ist ein mittelständisches Unternehmen das täglich zwanzig fünfzig E-Mailanfragen bekommen von potenziellen Kunden, von Bestandskunden von Journalisten, von Menschen, die die falschen Adressen haben.

00:05:24: Und früher hat eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter jeden Morgen eine Stunde damit verbracht, die E-Mails zu lesen und zu kategorisieren und weiterzuleiten.

00:05:32: Heute liest der KI-Agent jede eingehende E-mail klassifiziert sie – Verkaufsanfrage, Supportanfrage, Pressekontakt, sonstiges – und leitet Sie direkt an die richtige Person weiter mit einer kurzen Zusammenfassung.

00:05:45: Wer schreibt was er will?

00:05:47: wie dringend es klingt?

00:05:49: Die Mitarbeiter bekommen Ihre Stunde täglich zurück, würde ich so sagen.

00:05:54: Sie liest keine E-Mails mehr die nicht für sie sind.

00:05:56: Sie bearbeitet nur noch das was wirklich ihre Aufgabe ist und Aufbahnaufwand für den Aufbau ein halber Tag.

00:06:03: Lass es sein am Anfang vielleicht einen Tag.

00:06:05: Das Werkzeug, Plot Und NHN Kosten im laufenden Betrieb beistelle ich pro Monat.

00:06:14: Agent Nummer zwei der Terminassistent.

00:06:17: Ausgangssituation eine Praxis Terminbuchung, Terminverschiebung, Terminalbsagen.

00:06:26: Und das Team verbringt mehrere Stunden täglich am Telefon.

00:06:30: Zeit für die Patienten, wo Ort fehlt?

00:06:33: Heute ist so eingehender Anruf für Terminanliegen werden von einem KI-Telefonagent entgegengenommen.

00:06:38: Erkennt den Kalender die Verfügbarkeit der Dauer verschiedener Terminarten erbucht verschiebt bestätigt automatisch.

00:06:46: Das Praxisteam wird nur noch dann einbezogen wenn ein Anliegen vorlegt dass ein Gespräch braucht.

00:06:54: Das Ergebnis ist, dass das Team spürbar mehr Kapazität für die Patienten hat, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen und die Zufriedenheit steigt.

00:07:01: Die Wartezeiten sinken!

00:07:03: Und insgesamt sind es viel entspannter geworden – und das finde ich immer mit Geld nicht zu bezahlen.

00:07:09: Untergern.

00:07:09: Nummer drei ist der Leadqualifizierer.

00:07:12: Wie Ausgangssituation?

00:07:14: Ein Hansbergsbetrieb.

00:07:15: Neue Anfrage kommen über verschiedene Kanäle, Websiteformulare, E-Mail manchmal sogar WhatsApp.

00:07:23: Vertrieb Zeit investiert, wäre es hilfreich zu wissen ob die Anfrage überhaupt zu dem Pass was der Betrieb macht.

00:07:28: Ob das Projekt im Einzugsgebiet liegt?

00:07:30: Ob das Budget realistisch ist?

00:07:33: Heute jede neue Anfrage löst Automatische eine kurze Gespräche aus.

00:07:41: also der Agent stellt dann so zwei drei bis vier Qualifizierungsfragen.

00:07:46: Und was genau wird gebraucht, wann?

00:07:48: Wo hat der Interessent schon ein Budget im Kopf?

00:07:50: und die Antwort landet strukturiert im CRM.

00:07:52: Der Vertrieb sieht sofort das ist ein heißer Lied, dass es einen Mittelwarmer Kontakt oder der passt gar nicht zu.

00:07:59: Und auch dahinter steckt der nächste Agent, der dann wieder automatisiert Antworten schreibt wenn es zum Beispiel gar nicht passt.

00:08:05: Kein Anruf für Anfragen, die ohnehin nicht passen.

00:08:07: mehr Zeit für die, die wirklich passen.

00:08:10: Was die drei Agenten gemeinsam haben, keiner davon erfordert Programmierkenntnisse beim Aufbau.

00:08:16: Davon hat eine IT-Abteilung gebraucht und keiner davon kostet im laufenden Wildtrieb mehr als eine Handvoll Euro im Monat.

00:08:23: Handvoll ist der zweistellige Bereich.

00:08:28: Was sie brauchen, ist jemanden, der den Prozess kennt, den der Agent abbilden soll.

00:08:32: Jemand, der klar beschreiben kann was der Agent tun soll und jemand, der bereit ist den Agenten in den ersten Wochen zu beobachten und nachzujustieren.

00:08:40: Das ist keine IT Aufgabe das ist ein Unternehmensaufgaben.

00:08:44: unter unterscheide ich wirklich Und genau das ist der Punkt In dem ich seit zwei Jahren jetzt Menschen ausbilde, nicht Coding sondern Prozessdenken kombiniert mit den richtigen Werkzeugen.

00:08:54: Das nämlich den in-Haus KI Architekten und wer das in seinem Unternehmen hat ist unabhängig von Agenturen, von externen Beratern und eben der KI als Black Box verkauft.

00:09:06: und ich sage euch dass es die Zukunft!

00:09:08: Und auch hier kommt wieder mein pädagogischer Ansatz ins Spiel – in diesem Falle von Maria Montessori.

00:09:13: hilft es ihnen selbst zu tun.

00:09:16: Jetzt natürlich die Frage wie fängst du selber an?

00:09:19: Ich würde dir sagen fünf Schritte.

00:09:22: Schritt eins, du wirst einen Prozess ein einzigen!

00:09:26: Nicht KI im Unternehmen einführen nicht Kommunikation automatisieren.

00:09:29: Einen Prozess mit einem Namen mit einem klaren Anfang und einem klare Ende zum Beispiel eingehende Kontaktanfrage über unsere Webseitformular werden innerhalb von zwei Stunden beantwortet.

00:09:40: das ist ein Prozess den kann man angehen und zwar dem denen der euch am meisten nervt Den bei dem du dir schon zwanzig mal gedacht hast, das könnt ihr doch auch bestimmt automatisch geben.

00:09:51: Und bevor du irgendein Tool öffnest, machst du Schritt zwei.

00:09:54: Das ist, du dokumentierst den Prozess.

00:09:56: Schreib auf was heute passiert.

00:09:58: Wer ist der Auslöser?

00:09:59: Was passiert dann?

00:10:01: Wer ist beteiligt?

00:10:03: Was sind die Standardfälle und was sind die Ausnahmen?

00:10:06: Die Dokumentation ist jetzt nicht für den Agenten, die ist erst mal für dich.

00:10:09: Weil du dir dabei bewusst wirst wie viel oder wie wenig du über den Prozess wirklich weißt und weil ein Agent nur so gut sein kann wie deine Beschreibung, die du ihm zugrunde liest.

00:10:20: Und drittens beschreibt den Agent in normaler Sprache Öffne ein leeres Dokument Schreibe in deinen eigenen Worten.

00:10:26: Dazu muss ich vielleicht etwas sagen.

00:10:27: Ich schreibe überhaupt nicht mehr Sondern ich dikt hier alles.

00:10:29: Was soll der Agent tun?

00:10:30: Wenn x passiert dann soll er y machen Wenn nicht x, dann z. Welche Ausnahmen gibt es?

00:10:35: Klingt einfach, ist aber der wichtigste Schritt.

00:10:38: Denn wenn du das nicht klar aufschreiben kannst, kannst du auch dem Agenten es nicht beibringen!

00:10:43: Ich nenne das die Agentbeschreibung.

00:10:46: Das ist das Herzstück jedes gut funktionierenden Agenten.

00:10:51: und dann machst du Schritt vier.

00:10:53: Jetzt wählst du das richtige Werkzeug für den Prozess.

00:10:55: jetzt kommt das Tool.

00:10:59: ich selber arbeite mit NLN für Automatisierungslogik Für Sprachverständnis und Entscheidungen.

00:11:06: Die Kombination ist mega mächtig, bezahlbar!

00:11:09: Und DSGVO-Confirm in der EU gehosteten Variante.

00:11:14: Hier gibt es auch so ein paar Ausnahmen... Es gibt definitiv andere gute Werkzeuge, es gibt Make-, es gibt Zapier, verschiedene Agentenbilder.

00:11:23: Was das Richtige für dich ist, hängt davon ab was du automatisieren willst und wie du denkst.

00:11:28: Was ich dir ausdrücklich nicht empfehle ist das teuerste komplexeste Enterprise tauglichste Tool zu kaufen weil es am meisten nach Zukunft klingt.

00:11:36: Fangen mit dem einfachsten Tool an, dass dein erstes Prozess abbilden kann.

00:11:41: Der Rest kommt mit der Erfahrung.

00:11:44: und dann kommt der fünfte Schritt und das heißt du gehst jetzt live und beobachtest.

00:11:49: Wenn dein erster Agent ist tut mir leid wie dein erstem Mitarbeiter wird nicht perfekt sein und das ist in Ordnung.

00:11:54: Perfekt ist nicht das Ziel!

00:11:56: Das Ziel ist funktioniert, lernt, wird besser.

00:11:59: Beobachte mal die ersten zwei Wochen genau, was läuft gut?

00:12:01: Was wird vom Agenten falsch eingeschätzt.

00:12:02: Wo greift er ein?

00:12:03: Obwohl einen Mensch hätte übernehmen sollen und diese Beobachtung ist sein Gold wert.

00:12:07: Das ist der Unterschied zwischen einem Agenten der nach drei Monaten abgeschaltet wird Und den einem der nach Drei Monaten so selbstverständlich läuft dass du dir gar nicht mehr vorstellen kannst wie das vorher ohne ihn war.

00:12:18: Diese fünf Schritte sind nicht kompliziert.

00:12:20: Sie sind auch nicht besonders aufregend zumindestens nicht auf dem Papier.

00:12:23: aber wenn wir laufen sie es geht durch die Decke.

00:12:26: ich sage immer nur Konfetti und sie funktioniert.

00:12:31: Ich habe es durchgearbeitet und bin jedes Mal begeistert, wie Menschen die im Unternehmen arbeiten mir sagen ich hätte mir das nie zugemucht.

00:12:41: Dass sich das kann und sie können.

00:12:43: Das Ergebnis ist jedes mal dasselbe.

00:12:46: Der erste Agent läuft, das Team sieht es, das Vertrauen wächst der zweite Agent kommt schneller der dritte noch schneller und irgendwann ist KI nicht mehr ein Projekt das man angehen will sondern die Art wie einen in einem Unternehmen gearbeitet wird.

00:12:56: und da wollen wir doch alle hin.

00:12:59: Wenn du jetzt diese Reise nicht alleine machen willst in der Cloud Community auf Deutsch, machen wir genau das was ich dir heute beschrieben habe.

00:13:05: Gemeinsam mit echten Prozessen Schritt für Schritt.

00:13:10: aber du kannst natürlich auch mit mir ein Gespräch buchen egal wofür du dich entscheidest.

00:13:15: Du solltest auf jeden Fall aktiv werden.

00:13:17: Deine Aufgabe für diese Woche und die Baut oft dieser Folge auf ist... Du hast schon deine ersten drei Prozesse aufgeschrieben die dein Team wöchentlich Zeit kosten.

00:13:28: wenn nicht Mach das jetzt zuerst.

00:13:30: Jetzt nimmst du einen davon, der der meisten gefällt, den bei dem du beim Aufschreiben schon gedacht hast, dass wir eigentlich ganz einfach so automatisieren.

00:13:38: und dann mach Schritt zwei.

00:13:39: Dokumentier den Prozess in normaler Sprache.

00:13:41: kein Tool, kein Song-Konzept keine Präsentation.

00:13:44: einfach mal aufschreiben was passiert es?

00:13:46: Auslöser Ablauf.

00:13:47: ausnahm eine Seite maximal zwei Das wäre schon mega viel.

00:13:51: Wenn du diese eine Seite hast hast Du mehr als neunzig prozenter Unternehmen die gerade über KI Agenten reden.

00:13:56: Reden einfach ist Aber dokumentierendes Arbeit und Arbeitdienst, wie scheidet die meisten aus?

00:14:03: Du nicht.

00:14:03: Du hast diesen Podcast!

00:14:04: Du weißt jetzt, wie es geht.

00:14:07: Und jetzt licht's bei dir.

00:14:09: Danke fürs Zuhören.

00:14:10: Ich meine das ernst.

00:14:11: Danke dass du diese Zeit nimmst.

00:14:13: Dein Alltag ist voll mit Ablenkung... ...und Aufmerksamkeit ist das wertvollste, was du mir schenken kannst.

00:14:19: Wir hören uns in der nächsten Folge.

00:14:20: Bis dann bleibt neugierig unter niemals auf.